Dalam industri perhotelan, banquet adalah salah satu outlet yang menyumbang revenue terbesar hotel selain daripada penjualan kamar (room reservation) ataupun penjualan makanan dan minuman seperti room service. Banquet sejatinya berada dibawah naungan departemen F&B hotel, khususnya pada bagian F&B Service.
Disebuah hotel yang memiliki pangsa pasar yang besar tentu keberadaan banquet akan sangat diperlukan untuk mendongkrak revenue. Maka dari itu sumber daya manusia atau tim banquet sangat diharapkan untuk dapat melakukan MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition) dengan baik.
Apa itu Banquet?
Sejarah mengatakan bahwa kata banquet berasal dari bahasa Perancis yang artinya panjang. Diceritakan keberadaan banquet berasal dari budaya orang Perancis dimasa lalu yang suka mengadakan perkumpulan sambil menikmati hidangan diatas meja yang panjang.
Di dunia modern saat ini, banquet merupakan suatu kegiatan perkumpulan yang diadakan di sebuah ruangan khusus dengan adanya sajian makanan serta fasilitas pendukung lainnya.
Pendapat lain mengatakan bahwa banquet adalah sebuah outlet dari F&B department yang menangani segala jenis bentuk acara. Acara atau event yang diselenggarakan tersebut bisa bersifat formal dan nonformal.
Adapun contoh dari event yang biasa diselenggarakan di hotel, yaitu meeting, gala dinner, birthday party, hingga acara pernikahan.
Baca juga: Contoh Hidangan Appetizer, Main Course, & Dessert Populer Diberbagai Negara
Struktur Organisasi Banquet
Sama seperti outlet F&B lainnya, banquet tidak akan bisa berjalan sendiri tanpa struktur organisasi yang jelas. Adanya pembagian tugas (job assignment) akan mempermudah semua tim yang bekerja. Nah, berikut ini ialah struktur organisasi banquet secara general.
1. Banquet Operational Manager (BOM)
- Memiliki tanggung jawab atas section banquet yang ia pimpin dan seluruh operasional eventnya dari sebelum sampai selesai acara.
- Melakukan koordinasi kepada departemen lain terkait keberlangsungan event.
- Melakukan pengawasan dan pembinaan terhadap bawahannya agar dapat memberikan pelayanan maksimal.
- Menghandle komplain tamu yang datang dan memberikan solusi.
- Membuat Table Plan.
2. Secretary/Banquet Admin
- Menangani segala bentuk administratif yang ada di banquet
- Membuat laporan-laporan yang masuk atas hasil rapat technical meeting atau hasil briefing tim banquet.
- Sebagai perantara telephone operator apabila Banquet Operasional Manager tidak ada ditempat.
3. Banquet Supervisor
- Memiliki tanggung jawab dalam keberlangsungan event serta membantu Banquet Manager mengkoordinir bawahannya.
- Membuat schedule untuk bawahannya serta mengawasi persiapan event yang akan datang.
- Berkoordinasi dengan bagian lain seperti kitchen, sales, dan bagian lain untuk kesuksesan event yang sedang atau akan berlangsung.
- Mendengakan komplain tamu dan membuat laporan setelah event selesai.
4. Banquet Captain
- Mengontrol semua persiapan sebelum event dimulai.
- Memberikan job assignment kepada semua banquet waiter yang bertugas.
- Membuat bill banquet dan daily report.
- Melaporkan hasil kerja kepada Banquet Supervisor dan Banquet Manager setelah event selesai.
- Membuat layout yang sesuai untuk event selanjutnya.
5. Banquet Waiter
- Bertanggung jawab atas tugas dan section yang diberikan oleh Banquet Captain.
- Mengecek semua kebutuhan event seperti table cloth hingga peralatan makan.
- Mengatur ruangan sesuai dengan layout yang sudah ditentukan serta memastikan ruangan rapi kembali setelah event selesai.
Tahapan Event Banquet
Demi kelancaran sebuah event, maka ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan antara pihak hotel, khususnya banquet dengan pihak tamu penyelengara event. Hal ini bertujuan untuk mengetahui run down dan mekanisme event yang akan berlangsung nanti.
Sebelum Acara
Sebelum diadakannya event, biasanya penyelenggara event akan datang di hotel untuk melakukan observasi ruangan. Disaat inilah sales dan banquet manager akan melakukan pendekatan kepada tamu dan menawarkan produk pelayanan menu hingga fasilitas yang akan didapatkan beserta rincian harga paket eventnya.
Apabila tamu cocok dengan produk yang telah ditawarkan, maka tahapan selanjutnya ialah dengan mengadakan technical meeting antara pihak hotel dan penyelenggara untuk mengetahui mekanisme eventnya nanti. Proses ini akan berlangsung sampai kedua belah pihak mencapai kata deal dan membuat perjanjian
Saat Event Berlangsung (Running)
Saat event telah tiba, semua tim banquet akan selalu stand by di sectionnya masing-masing serta melakukan tugasnya seperti preparation, service, sampai dengan clear up. Tim banquet juga harus dapat mendengarkan keluhan dari tamu selama event berlangsung serta berjaga-jaga apabila ada permintaan dadakan dari penyelenggara seperti perubahan layout ruangan, dll.
Selesai Event (Closing)
Setelah event yang diadakan selesai, tim banquet akan memberikan nota tagihan kepada penyelenggara event untuk ditanda tangani. Pada kesempatan ini, tim banquet juga akan menanyakan keluhan apa saja yang dirasakan pihak penyelenggara selama berlangsungnya event. Ini bertujuan untuk mengetahui hal apa yang perlu dibenahi kedepannya.
Itulah ulasan singkat tentang outlet banquet yang ada di hotel. Semua tim yang bertugas selama berlangsungnya event akan selalu memberikan pelayanan terbaik sesuai standar yang telah ditentukan.
Nah, sekarang apakah kamu tertarik untuk menggelar eventmu sendiri di hotel?
Jika artikel ini bermanfaat, mungkin saja kamu bisa meninggalkan sedikit tip untuk author di blog ini, yaitu saya sendiri 🤠klik disini
